协同编制 高效研发 | 基于开目PLM系统的结构化文档管理

导读

随着研发类文档内容的复杂度提升，企业对协同编制文档的需求日益迫切，往往需要对各类设计/工艺文件进行结构化定义，并支持在PLM系统中进行结构化协同编制，实现直接在线审批和向下游系统传递。本文研究了结构化文档在PLM系统中的管理流程，通过在开目PLM系统中的应用实现，验证了结构化文档管理企业研发文档的可行性。

1、结构化文档管理的业务需求

在企业研发过程中，除了管理BOM与结构化工艺等常见对象，还需要管理大量文档，存在各种文档的编制工作。为有效地保证文档模板的正确性，以及实现多人协同编制文档内容，其中部分文档需要作为结构化数据进行存储和管理。

结构化文档由标题、章节、段落等逻辑结构组成，结构化就是为文档建立一个框架，每一部分都紧密联系，形成一个整体。通过PLM系统结构化文档管理功能，用户可将文档拆分为结构化的章节和模块对象，以进行文档的模板管理、协同编制、权限管理以及签审、输出等，确保文档在PLM系统中的最新性和一致性。

2、结构化文档管理总体业务流程

结构化文档的通用业务流程如下：

①模板维护：企业的文档标准管理员会维护各类文档的模板定义，包括目录模板、内容模板等；

②任务指派：文档负责人在新建文档对象时，需要引用企业维护的文档标准模板，并判断是否需要多人协同编制，如果需要，则基于文档目录生成文档编制任务并指定相关责任人；

③协同编制：文档编制人员根据接收到的文档编制任务，开展具体的文档章节编制工作；

④在线审批：文档内容的编制完成后，文档负责人需要对文档对象发起审批流程，当审批流程结束后，文档对象升级为已发布状态，内容不允许进行编辑；

⑤变更签审：如果需要对文档内容进行修改，则需要发起变更流程，同样的，在创建文档新版本后也可以选择是否进行多人协同编制。

3、开目PLM结构化文档管理技术方案

1）基于文档分工和权限的协同编制

对于复杂的研发类文档，企业通常需要跨部门、跨组织、多层级人员进行文档编制，以实现研发工作协同。

开目PLM系统提供基于结构化文档的任务分工和权限授予，支持企业根据文档结构逐级进行任务分工，并形成文档任务包，将文档对象作为交付物推送给文档编制人，并制定各级任务执行人完成日期。另外通过对交付物的权限控制，实现多人在线协同编制结构化文档内容，大大提升了企业编制研发文档的效率。

2）自动快速生成结构化文档对象

为了满足数据迁移，实现知识复用，企业在将研发文档迁移至PLM系统中时，需要依据文档中的目录，自动更新PLM系统中的结构化文档对象内容，为模块化协同编制奠定基础。

开目PLM系统通过与Word软件的深度集成，可以将研发文档中的标题及正文信息，快速提取生成系统中的结构化文档对象，并支持将带格式的正文内容更新到文档对象属性，满足企业对历史数据的复用。

3）丰富的结构化文档格式编排

开目PLM系统通过内置的富文本控件，可以支持文本、图片、表格、动画等多种形式的文档内容编排，也支持对常见的工程符号、特殊符号进行快速填写。

同时，开目PLM结构化文档管理还可以对系统中的设计工艺等对象数据进行快速检索和链接展示，满足制造企业研发文档的各种内容和格式需求。

4）Web页面预览与PDF文件输出

开目PLM系统中完成结构化文档的内容编制工作后，可进行Web页面的预览和输出工作，在预览文档内容时，可生成各级标题，并且支持将文档正文内容生成为pdf文件，以便于企业的线下归档管理。

4、小结

开目PLM系统结构化文档的应用，不仅可以满足企业文档协同编制的需求，实现图文混排，并和Word研发文档进行双向集成，实现自动快速生成结构化文档对象；也可以在与上下游系统集成过程中传递文档对象的各级信息，对完善企业的信息流通具有重要意义，为企业协同创新、高效研发，增强核心竞争力奠定坚实的基础。